Письменные обращения

Порядок работы с письменными обращениями граждан

1. 1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.
   2. Все обращения, поступающие в техникум, регистрируются в день поступления. Учет поступивших обращений ведется в электронной форме. При заполнении регистрационной карточки обязательно указывается:
      • в графе «Номер» проставляется порядковый номер обращения;
      • в графе «Дата поступления» проставляется дата получения и регистрации;
      • в графе «Корреспондент» указывается фамилия, имя, отчество гражданина и адрес для отправки ответа на обращение;
      • в графе «Краткое содержание» излагается краткое содержание обращения;
      • в графе «Резолюция» ставится подпись (с расшифровкой фамилии) должностного лица (либо его помощника), получившего обращение для рассмотрения и подготовки ответа;
      • регистрационная карточка ставится на контроль в соответствии с установленными законодательством РФ сроками.
   3. На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение работника техникума.
   4. Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления.
      Обращения граждан, не требующие доклада руководству техникума, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а так же осуществляют контроль за качественным исполнением.
      Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
   5. Письменное обращение, поступившее в техникум, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, техникум вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
   6. Ответ на обращение подписывается директором либо уполномоченным на то лицом.
   7. Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется секретарем директора. При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер, номер ответа и даты.
   8. Ответ на обращение, поступившее в техникум в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
   9. Устные обращения граждан (личный прием) в техникум проводится руководителем и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
      • При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
      • Содержание устного обращения заносится секретарем руководителя в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
      • Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном российским законодательством.
      • В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию руководства техникума, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
      • В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
   10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется руководителем техникума.